同窓生名簿の整備に関するお知らせとお願い
令和5年12月
北海道大学獣医学部同窓会
本同窓会では昨年度から同窓生名簿の充実に重点をおき、提供いただいた個人情報を適切に管理しつつ、できる限り正確で最新の内容を備えた名簿となるよう、いくつかの方策を試みています。以下の事項をご一読いただき、同窓生名簿の整備に一層のご支援を賜りたく、皆様のご理解とご協力をお願いいたします。
- 個人情報の取扱いについて
名簿の作成・更新に不可欠な個人情報の取扱いについて、本同窓会の考え方と実際の運用をまとめました。「獣医学部同窓会における個人情報の取扱いについて」をご覧ください。特に「6．個人情報の追加、変更、訂正等について」は必ずお目通しいただき、できるだけ正確で最新の個人情報を集積できるようご協力ください。本同窓会では、活動の趣旨に沿い、提供いただいた個人情報を、その保護を確保しつつ同窓生間の連絡、あるいは同窓生と同窓会との通信が円滑に行えるよう利用いたします。詳しくは上記「獣医学部同窓会における個人情報の取扱いについて」をご覧ください。
- 同窓会マイページシステム（仮称）の導入
本同窓会では、「同窓会マイページシステム（仮称）」を導入します（同窓会報66号でもお知らせしております）。このシステムの導入で、会員各位が名簿情報の登録や修正をウェブ上で直接行うことができるようになり、またクレジットカード等での会費納入も可能になります。令和6年1月の運用開始を予定しております。詳しくは「名簿および会計管理の電子化について」をご覧ください。
- メールアドレス登録にご協力ください
本同窓会では会員宛連絡を目的に、会員の正確なメールアドレスの収集を図っております。アドレスをお持ちの方は是非ご協力ください。既に提供いただいている方も、最新のメールアドレスを改めてお知らせください。登録方法は、前記の「獣医学部同窓会における個人情報の取扱いについて」をご覧ください。なお、メールアドレスは同窓会からの連絡のみに利用します。希望の有無にかかわらず、同窓会名簿等には掲載いたしません。
- 勤務・所属先の登録や変更
同窓生名簿「所属先別会員一覧」の整備のため、昨年から所属先の分類を改めております。名簿情報の追加、変更、訂正等の際には、お手数ですが同窓会報66号巻末の「所属先の変更・修正等の連絡にあたってのお願い」の記述に沿って「分類」を選択のうえ記載してください。
- 退職後の記載
退職された方について、希望される場合、「（元）NOSAI○○」「（元）○○製薬」「（元）○○動物病院」等のように元勤務先を、あるいは「○○大学名誉教授」等を原則として1件に限り同窓生名簿に記載しております。後進の参考になろうと思われますので、個人情報の変更・修正にあたってご勘案ください。
- ご本人以外の同窓生の消息について
ご自身以外の同窓生の消息等についての情報を得られた場合は同窓会事務局にお知らせください（前記「獣医学部同窓会における個人情報の取扱いについて」を参照願います）。事務局で確認がとれるよう、可能な範囲で参考となる情報（ご本人、あるいはご遺族の連絡先など）をあわせて提供いただけると幸いです。
注意：「同窓会マイページ（仮称）」を利用するために用いる各会員のIDとパスワードは、同窓会報66号に同封の｢同窓会費振込用紙｣に記載してお知らせしております。必ずご確認のうえ、お手元にお控えください。