獣医学部同窓会における個人情報の取扱いについて
北海道大学獣医学部同窓会
1．基本的な考え方
北海道大学獣医学部同窓会は、同窓生から提供いただいた個人情報を適切、かつ慎重に管理し、またできる限り正確で最新の内容となるよう配慮し、同窓会の趣旨にかなう目的で活用します。
2．個人情報の定義
本同窓会活動における個人情報とは、個人を識別できる情報のことで、氏名、自宅住所・電話番号、メールアドレス、勤務先／在学校名、勤務先住所・電話番号等の情報を指します。これらについては、該当がない場合を除き、同窓生名簿への掲載の可否にかかわらず提供いただきます。
3．利用目的
本同窓会では、保有する同窓生の個人情報を以下の業務を遂行するために利用いたします。これらの目的以外の用途には用いません。
・同窓会報の送付
・同窓生名簿の作成・更新と配布
・本同窓会からの各種連絡
・本同窓会が関係する北海道大学／北海道大学校友会の行事等に関する連絡
・その他、本同窓会の活動・運営に関する業務
4．個人情報の開示について
- 本同窓会では、同窓生本人の同意に基づいて、個人情報の各項目を同窓生名簿に掲載し、同窓生に配布いたします。同窓生本人からの申し出があれば、希望しない個人情報項目は同窓生名簿に掲載いたしません（メールアドレスは希望の有無にかかわらず掲載いたしません）。
- 同窓生から本人以外の同窓生の情報開示の申し出があった場合は、申し出をした同窓生が本人であることを確認したうえで、個人情報を開示することがあります。
5．第三者への情報開示について
- 本同窓会では、以下のいずれかに該当する場合を除き、同窓会会員ではない第三者に同窓生の個人情報を提供しません。
・第三者への開示について事前に同窓生の承諾を得た場合
・法令の定めにより開示を求められた場合
・人命に関わるなど緊急の必要がある場合 - 同窓生の皆さんにも、同窓生名簿等の第三者への提供はなされませぬようお願いいたします。
6．個人情報の追加、変更、訂正等について
- 提供いただいている個人情報に追加、変更、訂正がある場合、あるいは名簿非掲載希望等は以下のいずれかにより同窓会事務局にお知らせください。
（1）同窓会へのメール連絡（宛先：alumni@vetmed.hokudai.ac.jp）
（2）同窓会報綴じ込みのハガキ
（3）会費納入振込用紙の通信欄
（4）同窓会ウェブサイトの｢同窓会マイページ｣での入力（令和6年1月に運用開始の予定です。
（5）事務局、同窓会役員（理事、監事、評議員等）、あるいは各同期生の連絡担当者がいる場合はその方への口頭や電話による通知（本人であることが相手方に確実に認識される場合に限ります） - ご自身以外の同窓生の消息等についての情報を得られた場合は、上記（1）、あるいは（5）を利用してお知らせいただければ幸いです。